Где, как и когда мы прописываем лор книги?

Друзья, хотел с вами пообщаться-посоветоваться вот по такому вопросу: где, как и когда мы прописываем лор книги?

Объясню. Я новичок в плане написания романов (да и рассказов тоже), но если рассказ- короткий и там проще- то я романе нужно не упустить лор, имена и характеристики персонажей, повороты сюжета и т.д.

По своему наитию делаю на компьютере папку с файлами где у меня отдельно черновики глав, чистовик глав и пометки по двору и персонажам. Но вот пометки выглядят как гигантский неотформатированный поток текста.

В нем я худо-бедно ориентируюсь, но все равно ищу другие варианты.

А теперь поделитесь лайфхаками, как у вас в этом плане заведено?